2025/02 – İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ Yayımlandı

İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) 14.02.2025 tarih ve 32813 sayılı Resmî Gazete ile yayımlanmış ve 01.07.2025 tarihi itibariyle yürürlüğe gireceği düzenlenmiştir. Tebliğ ile pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin (“Kanuni Defterler”) elektronik ortamda tutulmasına yönelik usul ve esaslar belirlenmiştir.

Düzenlemenin Temel Amaçları

Yeni sistemle şirketlerin veri güvenliğinin iyileştirilmesi, ticari kayıtların denetlenebilirliği, erişim kolaylığının sağlanması ve idari iş yükünün azaltılması hedefleniyor.

Elektronik Defter Zorunluluğu

Elektronik Defter Sistemi (EDS), Ticaret Bakanlığı tarafından geliştirilen ve Yasal Defterlerin dijital ortamda oluşturulması, saklanması, düzenlenmesi ve sunulmasına imkân tanıyan bir platform olarak tanımlandı. Tebliğe göre aşağıdaki şirketler

 1 Ocak 2026’dan itibaren EDS kullanmakla yükümlü olacak:

·       Kuruluşu 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren ticaret siciline kaydedilen şirketler,

·       Kuruluş veya esas sözleşme değişikliği için izin gereken anonim şirketler.

Zorunlu kapsam dışındaki şirketler ise isteğe bağlı olarak EDS’ye geçiş yapabilecek. Ancak, elektronik sisteme geçen şirketlerin fiziksel defterlere geri dönmesi mümkün olmayacak. Dijital defterler yasal geçerlilik taşıyacak ve açılış/kapanış onayı gerektirmeyecek.

Elektronik Defterlerin Tutulma Usul ve Esasları

·       Pay Defteri: Yeni kurulan şirketlerde, ortaklık bilgileri Merkezi Sicil Kayıt Sistemi üzerinden EDS’ye otomatik aktarılacak. Fiziksel defterden dijitale geçişte ise mevcut kayıtlar sisteme yüklenecek. Pay devirleri ve yasal işlemler de EDS’ye işlenecek.

·       Yönetim Kurulu Karar Defteri: Kararlar doğrudan EDS’ye kaydedilecek. Elektronik toplantı sistemine entegre şirketlerde, kararlar otomatik olarak sisteme aktarılacak. Limited şirketlerde, genel kurul toplantı ve müzakere defterinden bağımsız olarak müdürler kurulu karar defteri oluşturulabilecek.

·       Genel Kurul Defteri: Toplantı tutanakları ve kararlar EDS’ye yüklenecek. Limited şirketlerde, ayrıca müdürler kurulu karar defteri tutulmaması halinde, müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine yüklenecektir.

Geçiş ve Uygulama Süreci

Yeni şirketler, ticaret siciline tescil sırasında EDS’ye dahil edilecek. Diğer taraftan fiziki olarak defter tutmakta iken EDS üzerinde defter tutma yükümlülüğü kapsamına giren şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmalı ve Kanuni Defterler’ini EDS üzerinde tutmalıdır. Kullanıcı bilgileri ile defter kapanış bilgilerinin noter tarafından EDS’ye tanımlanmasıyla birlikte defterler aktif hale getirilir.

Tebliğ ile ayrıca ihtiyari olarak EDS üzerinde defter tutmak isteyen şirketlerin durumu da düzenlenmiştir. İhtiyari olarak EDS üzerinde defter tutmak isteyen şirketler, bu yönde bir karar almalı ve alınan bu karar ile birlikte kararın alındığı hesap dönemi içinde notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırması gerekmektedir.

Erişim ve Güvenlik

EDS’deki kayıtlar, Ticaret Bakanlığı’nın güvenli sunucularında saklanacak ve yalnızca yetkili kişiler tarafından görüntülenebilecek. Sistemdeki tüm işlemler değiştirilemez şekilde kaydedilecek ve e-Devlet kimlik doğrulaması ile güvenli elektronik imza kullanılacak. Denetimlerde, EDS üzerinden doğrulanabilir belgeler sunulabilecek.

Sorumluluklar

Defterlerin doğruluğundan şirket yöneticileri ve yönetim kurulu üyeleri sorumlu tutulacak. Ticaret Bakanlığı ise sistemin teknik altyapısını, yedekleme süreçlerini ve güvenliğini sağlamakla yükümlü olacak. 

Kaynak: https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2025/02/20250214-7.htm

Saygılarımızla…
Akbay YMM Danışmanlık ve Denetim Hizmet A.Ş